REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI CONDOTTE IN VIOLAZIONE DEL DIRITTO NAZIONALE E DELL’UNIONE EUROPEA E TUTELA DEL SEGNALANTE (WHISTLEBLOWER)

 

Introduzione

Il presente Regolamento ha lo scopo di dare attuazione al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (recante ”Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”) e, in particolare, di fornire ai dipendenti e a tutti i soggetti che intendono segnalare violazioni di normative nazionali o dell’Unione europea una conoscenza di base delle disposizioni del d.lgs. 24/2023 e le modalità di ricevimento e la gestione delle segnalazioni.

La normativa in esame, in sostanza, si è posta quale obbiettivo quello di incentivare la collaborazione di lavoratori e collaboratori per favorire l’emersione di eventuali illeciti di cui gli stessi siano venuti a conoscenza per effetto del rapporto, in condizioni di riservatezza e tutela da atti ritorsivi.

Definizioni

Ai fini della presente procedura, si intendono per:

1. «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono o potrebbero ledere l'interesse pubblico o l’integrità della Società;
2.  «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito di Società nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni; 
3.  «segnalazione» o «segnalare»: la comunicazione, scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
4.  «segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;
5. «segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna istituito dall’Autorità Nazionale Anti-Corruzione (ANAC);
6. «divulgazione pubblica» o «divulgare pubblicamente»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
7.  «persona Segnalante» (c.d. whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
8. «facilitatore»: persona fisica che assiste una persona Segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
1. «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile;
10. «persona segnalata o segnalato o persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
11. «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
50. «seguito»: l'insieme delle azioni intraprese nell’ambito della gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle analisi e le eventuali misure da adottare;
1000.  «riscontro»: comunicazione alla persona Segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione
14. «segnalazione anonima»: segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del Segnalante;
15. «Delegato»: la persona appartenente all’organizzazione dell’impresa o il professionista esterno Delegato dalla Società per la ricezione della segnalazione.

Oggetto della segnalazione

Possono essere oggetto di segnalazione le sospette condotte scorrette o sospetti atti illeciti o presunte violazioni, che consistano in:

1. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231 e violazioni del modello di organizzazione e gestione della Società, ivi incluso il Codice Etico e le procedure attuative;
2. violazioni della normativa europea in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. violazioni della normativa in materia di concorrenza e aiuti di Stato,
4. nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5.  atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

Per ulteriori informazioni sulle fattispecie oggetto di segnalazione ed escluse dalla segnalazione si rimanda all’Allegato, parte I e II del D. Lgs.24/2023 consultabile al link  https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2023/03/15/23G00032/sg e all’Allegato 1 e 2 delle Linee guida ANAC consultabile al link https://www.anticorruzione.it/documents/91439/146849359/Delibera+n.+311+del+12+luglio+2023+LLGG+WB+versione+unitaria_.pdf/c87e8c07-86d0-baf9-685d-274e2eb6c93e?t=1690552947182  

Soggetti che possono segnalare

I soggetti che possono effettuare le segnalazioni sono i seguenti:

1. i dipendenti di Società;
2. i collaboratori di Società (intendendosi per essi i soggetti non legati da rapporto di lavoro subordinato con la Società);
3. lavoratori e/o collaboratori di appaltatori e/o fornitori di beni e servizi di Società;
4. liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività in favore di Società;
5. volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Società;
6. soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le segnalazioni potranno altresì essere effettuate dai soggetti sopra menzionati nelle seguenti ipotesi:

1. quando il rapporto di lavoro o professionale non è ancora iniziato, se le informazioni oggetto di segnalazione sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
2. durante il periodo di prova;
3. successivamente alla conclusione, per qualunque ragione, del rapporto di lavoro o professionale, se le informazioni oggetto di segnalazione sono state acquisite nel corso del rapporto stesso

Contenuto della segnalazione

La segnalazione dovrà essere circostanziata e dovrà contenere per quanto possibile, elementi di fatto precisi e concordanti. In particolare:

• nome e cognome del Segnalante e dati di contatto;
• le circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto che si intende segnalare;
• se noti, indicazione dei soggetti coinvolti e di eventuali testimoni;
• luogo, data e ora dei fatti segnalati;
• ogni altra informazione e/o documento che si ritenga necessario.

Non saranno prese in considerazione segnalazioni:

1. manifestamente infondate;
2. effettuate con il solo scopo di danneggiare e/o calunniare e/o diffamare il segnalato;
3. relative a situazioni di carattere personale aventi ad oggetto rivendicazioni o rimostranze relative ai rapporti con i colleghi;
4. aventi toni ingiuriosi o contenenti offese personali o giudizi morali e/o di valore;
5. gossip non costituenti illecito;
6. già di dominio pubblico;
7. aventi natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del segnalato.

Canali di segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate attraverso l’utilizzo dei seguenti canali:

1. canale di segnalazione interna scritta o orale: istituito dalla Società mediante la piattaforma “Legality Whistleblowing – segnalazione illeciti” gestito dalla società DigitalPA S.r.l., nominata Responsabile del trattamento dei dati. I soggetti che intendano effettuare una segnalazione, sia scritta che orale (messaggio in segreteria telefonica), circa fatti o notizie rilevanti possono farlo:

• attraverso la piattaforma accessibile via web, da qualsiasi device, anche attraverso la pagina https://www.stanzani.it in calce alla pagina HOME al link https://stanzanispa.segnalazioni.net/

La piattaforma garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, attraverso un avanzato sistema di crittografia.

Alternativamente all’utilizzo della “piattaforma Legal Whistleblowing”, il Segnalante può richiedere un incontro diretto al Delegato che, ricevuta la richiesta di incontro, dovrà fissarla entro e non oltre giorni 15 dalla ricezione della richiesta. Tale termine è da intendersi sospeso tra il giorno 1 e 31 del mese di agosto di ogni anno (durante tale periodo sarà comunque possibile presentare segnalazioni mediante la “Legal Whistleblowing”). Il Delegato potrà richiedere l’espresso consenso scritto per la registrazione / trascrizione e conservazione del dialogo avvenuto nel corso dell’incontro.

Attraverso la piattaforma “Legality Whistleblowing – segnalazione illeciti” gestito dalla società DigitalPA S.r.l. sarà possibile anche procedere alle segnalazioni che coinvolgono il Delegato o suoi sottoposti appartenenti alla medesima area aziendale; la segnalazione potrà essere indirizzata dal Segnalante a indirizzo mail riferito ad altro Designato.

2. canale di segnalazione esterno gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione. Tale canale sarà accessibile al ricorrere al verificarsi di una delle seguenti condizioni:

1. la segnalazione interna non ha avuto seguito, intendendosi l’inerzia del gestore del canale di intraprendere, entro i termini di legge, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito delle analisi interne svolte.
2. il Segnalante, sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili, ha fondati motivi di ritenere che, la segnalazione interna, non avrebbe seguito e, comunque, potrebbe determinare condotte ritorsive;
3. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Per maggiori informazioni relative alle attività svolte dall’ANAC con riferimento all’ambito di applicazione, contatti dell’Autorità, sulle procedure dalla stessa adottate per la gestione delle segnalazioni, sui canali di segnalazione e sulle misure di protezione del Segnalante si rinvia all’art. 8 del d.lgs. 24/2023, alle informazioni pubblicate sul sito istituzionale dell’ANAC ai sensi dell’art. 9 del d.lgs. 24/2023, alle Linee guida adottate dall’Autorità ai sensi dell’art. 10 del d.lgs. 24/2023 ed al sito istituzionale dell’Autorità: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

3. divulgazione pubblica tramite la stampa, o mezzi elettronici, o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Il Segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal d.lgs. 24/2023 se, al momento della segnalazione, ricorre una delle seguenti circostanze:

1. il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
2. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possono essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

A integrazione delle modalità di segnalazione sopra citate, è sempre possibile per il soggetto segnalante rivolgersi direttamente all’Autorità Giudiziaria o Contabile presentando regolare denuncia.

Tutele per i soggetti

Nei confronti dei soggetti segnalanti sono assicurate adeguate tutele, in particolare, con riferimento alla riservatezza dell’identità ed alla confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione, dalla presa in carico e durante tutte le fasi di gestione della segnalazione, entro i limiti previsti dalla normativa.

L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e sono previste dalla piattaforma “Legality Whistleblowing – segnalazione illeciti” espresse forme di protezione dell’identità del Segnalante. In caso di segnalazioni anonime, qualora sia necessaria la conoscenza dell’identità del Segnalante, l’acquisizione di tale informazione è subordinata al consenso espresso del Segnalante. La registrazione della segnalazione e del colloquio orale, la trascrizione e conservazione sono subordinate al rilascio del consenso espresso da parte del Segnalante.

Non è ammessa alcuna forma di ritorsione (quale a titolo di esempio: licenziamento, sospensione, mancata promozione, demansionamento, etc.), discriminazione o penalizzazione nei confronti del Segnalante (ivi inclusi i parenti fino al quarto grado e/o persone legate da uno stabile legame affettivo), di chiunque abbia preso parte al processo di verifica della segnalazione, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione, nonché ai colleghi. Gli atti assunti in violazione di tali divieti sono nulli.

L’identità del Segnalante dovrà essere protetta in ogni contesto. Coloro che ricevono o, che comunque, vengono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti alla riservatezza delle informazioni.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare e/o contrattuale.

Le tutele previste dalla legge non sono garantite e al Segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare, comunque nel rispetto delle procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori e dal CCNL applicabile, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado:

• la responsabilità penale del Segnalante o del denunciante per i reati di diffamazione o di calunnia;
• la responsabilità civile del Segnalante o del denunciante, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Procedimento di gestione della segnalazione interna

Fatto salvo quanto in calce previsto, il Delegato, in veste di soggetto al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna e la successiva gestione delle segnalazioni ricevute, è il solo titolato a ricevere la segnalazione, inoltrata per mezzo della piattaforma “Legality Whistleblowing – segnalazione illeciti” gestito dalla società DigitalPA S.r.l. o mediante strumenti alternativi (con la sola eccezione del canale di segnalazione degli illeciti che riguardano il Delegato).

Il Delegato è tenuto a:

• rilasciare al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro e non oltre giorni 7 dalla data di ricezione:
• mantenere una interlocuzione con il Segnalante, al quale, se necessario, può chiedere integrazioni;
• dare seguito, con diligenza e tempestività, alle segnalazioni ricevute, dando corso alle verifiche a tal fine necessarie;
• fornire riscontro ai Segnalanti in ordine alle segnalazioni rispettivamente effettuate entro tre mesi dalla data di rilascio dell’avviso di ricevimento o, comunque, entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni decorrenti dalla data di ricezione della segnalazione;

Il Delegato è anche il custode dell’identità del Segnalante ed è pertanto legittimato a conoscerne l’identità e a trattare i suoi dati personali.

Nello svolgimento delle attività di sua competenza, il Delegato può avvalersi degli altri soggetti individuati ed espressamente incaricati a tal fine da Società. Tali soggetti sono sottoposti agli stessi vincoli di riservatezza e, più in generale, agli stessi obblighi a cui è sottoposto il Delegato.

• Valutazione preliminare

In via preliminare, compete al Delegato valutare l’ammissibilità della segnalazione ai sensi del d.lgs. 24/2023 e segnatamente:

1. la sussistenza dei presupposti di legge sotto il profilo soggettivo;
2. la sussistenza dei presupposti di legge sotto il profilo oggettivo;
3. la riferibilità soggettiva e competenza di Società nella gestione delle circostanze segnalate;
4. la manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare i successivi accertamenti;
5. l’assoluta genericità del contenuto della segnalazione, tale da non consentire la comprensione dei fatti oggetto di segnalazione.

Qualora, a seguito della valutazione preliminare, il Delegato ne ravvisi l’inammissibilità o la non pertinenza, dispone l’archiviazione con adeguata motivazione, dandone notizia al Segnalante.

• Attività istruttoria

Effettuata la valutazione preliminare di ammissibilità con esito positivo, il Delegato apre l’attività istruttoria interna sui fatti e circostanze oggetto della segnalazione.

A tal fine può:

• chiedere al Segnalante chiarimenti, documenti e/o informazioni ulteriori
• acquisire atti e/o documenti da altri uffici di Società e/o avvalersi del loro supporto, nel rispetto dell’obbligo di riservatezza;
• acquisire informazioni dalle persone indicate dal Segnalante e/o da altri soggetti terzi in grado di riferire.
• audizione orale: il Delegato, nell'ambito delle proprie funzioni e nel rispetto della massima riservatezza potrà disporre l'audizione orale del Segnalante e delle altre persone informate sui fatti. Tali audizioni potranno eventualmente avvenire in un luogo protetto, anche al di fuori dei locali dell'ente, al fine di garantire la massima riservatezza.

Qualora, a seguito dell’attività istruttoria svolta, il Delegato ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione, dandone notizia al Segnalante.

• Comunicazione dell’esito degli accertamenti

Qualora il Delegato ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, provvede a comunicare l’esito degli accertamenti ai soggetti e/o agli organi competenti in ragione dei profili di illiceità riscontrati, affinché provvedano per quanto di rispettiva competenza a adottare o proporre di adottare, qualora la competenza appartenga ad altri soggetti od organi, tutti i provvedimenti ritenuti opportuni/necessari alla luce delle risultanze dell’istruttoria condotta.

Qualora la segnalazione abbia ad oggetto illeciti che rilevano sotto il profilo penale, ferma la competenza del Delegato per quanto di rilievo interno a Società, quest’ultimo ne può disporre la trasmissione all’Autorità Giudiziaria, con evidenza della modalità di acquisizione della notizia di reato “canale whistleblowing” della Società.

Parimenti, il Delegato, laddove l’oggetto della segnalazione riguardi illeciti, in materie riservate ad organi di controllo (quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo ODV, DPO, Autorità Garante per la Protezione dei dati, Anac, etcc..), il Delegato provvederà alla trasmissione della segnalazione all’autorità competente, con evidenza della modalità di acquisizione dell’illecito “canale whistleblowing” della Società.

• Archiviazione

Tutte le attività dovranno essere verbalizzate e archiviate a cura del Delegato adottando misure idonee a garantire la riservatezza e sicurezza dei dati raccolti.

Le segnalazioni anonime

Le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione nel caso in cui da esse emergano fatti adeguatamente circostanziati che è possibile relazionare a situazioni e contesti determinati.

 

 

Documento aggiornato al mese di novembre 2023.